Pořádání konferencí

Konference představuje důležité a větší společenské setkání odborníků, členů určitého spolku apod. Účastníci zde probírají konkrétní problematiku a vzájemně se radí. Vedle konferencí existují ještě kongresy a sympozia. Kongres je synonymem pro odborně pojatou konferenci charakteristickou vysokým počtem účastníků, především předních odborníků v daných oborech. Předmětem pojednávání je rozvoj a stav poznání v daném oboru, vytyčení směrů dalšího zkoumání, uvedení způsobu užití teoretických poznatků v praxi. Sympozia jsou odborná jednání, která mají za cíl objasnit některé stránky diskutovaného jevu, prezentovat výsledky bádání v daném oboru. Účastníky jsou vedoucí odborníci v daném oboru. Pro bezproblémový průběh konference je velmi důležité její zázemí. Uspořádání konference má jako každá kulturní či společenská akce dvě stránky, a to technické zajištění a personální zajištění. Technické zajištění představuje pronájem prostor včetně audiovizuální techniky a zajištění cateringových služeb. Cateringové služby zajišťují zvlášť specializované cateringové společnosti. Personální zajištění zahrnuje moderování, zajištění řečníků a hostesing.   

Pronájem prostor včetně audiovizuální techniky

Jak již bylo řečeno, zázemí je pro účastníky konference velmi důležité. Konference probíhají několik hodin, každý účastník tak musí mít svůj prostor a cítit se komfortně. Při pronájmu prostor je také možnost zvolit si uspořádání sezení (řady s uličkami, dlouhé řady bez uličky, stoly do tvaru U apod.) podle potřeb konkrétní akce. Možnosti uspořádání jsou také omezeny počtem účastníků. Cena prostor se odvíjí od jejich velikosti a účtuje se hodinově. Velikost prostor se měří počtem účastníků a vybavením. Prostory, které jsou určené přímo pro konference či obdobné akce, jsou již vybaveny základní potřebnou audiovizuální technikou. Základní vybavení zahrnuje plátno, dataprojektor, případně interaktivní tabuli. V případě potřeby tohoto a dalšího vybavení (wi-fi připojení, flipchart, ozvučení, mikrofony, apod.) je cena za pronájem účtována ještě nad rámec pronájmu prostor, a to za částky, které si pronajímatel určí. Pronájem techniky je účtován hodinově.