Administrace projektu

Proces realizace projektu podpořeného z evropských dotací je administrativně velmi náročný a vyžaduje plnění řady povinností. Administrativní zajištění projektu zahrnuje následující práce: metodický dohled nad realizací projektu, zpracování průběžných monitorovacích zpráv včetně příloh (věcná část), zpracování závěrečné monitorovací zprávy včetně příloh (věcná část), dohled nad plněním monitorovacích indikátorů, komunikace s poskytovatelem dotace, dohled nad dodržováním podmínek udržitelnosti, zpracování zpráv o udržitelnosti.

Administrace projektů tedy začíná metodickým dohledem nad jeho realizací. Již od začátku projektu je velmi důležité dbát na dodržování postupů a plnění termínů, ke kterým se klient zavázal ve smlouvě. Nedodržení podmínek smlouvy by mohlo znamenat vrácení dotace či její části. Za každé monitorovací období se zpracovává monitorovací zpráva. Jedná se o detailní zprávu mapující průběh daného období z hlediska průběhu aktivit, naplnění monitorovacích indikátorů (vyjmenování konkrétních indikátorů, popsání jak došlo k naplnění a hodnota), výběrových řízení včetně doložení veškeré související dokumentace, publicity včetně doložení způsobu naplnění. Monitorovací zpráva dále obsahuje informace o harmonogramu aktivit či kontrolách na místě. Velmi důležitým bodem je uvedení podstatných a nepodstatných změn v projektu zaznamenaných v daném monitorovacím období, které je potřeba detailně popsat a zdůvodnit. Kromě průběžných monitorovacích zpráv se na konci projektu zpracovává závěrečná monitorovací zpráva, která mimo standardních položek obsahuje souhrnnou informaci o realizaci projektu. Ta ve stručném přehledu udává celý průběh realizace projektu. Další prací je průběžná kontrola naplňování monitorovacích indikátorů uvedených v žádosti o finanční podporu, respektive ve smlouvě o financování, která udává přesné počty a podmínky dosažení. Monitorovací indikátory představují ukazatele, jejichž úkolem je poskytnout zpětnou vazbu o tom, že poskytnutá finanční podpora byla vynaložena účelně a že projekt dosáhl předeslaných cílů. Umožňují také kontrolovat výkonnost celého operačního programu. Po celou dobu realizace projektu je zajištěna komunikace s poskytovatelem dotace, případně zajištění osobní účasti na kontrolách.

Administrace nekončí datem ukončení realizace projektu, nýbrž pokračuje ještě v období udržitelnosti, a to dohledem nad dodržováním podmínek udržitelnosti. Udržitelnost projektu je období, po které musí příjemce podpory udržet výstupy projektu. Jedná se o období, které začíná bezprostředně po ukončení projektu a může trvat až pět let. Podmínky udržitelnosti jako je délka trvání a závazek, jsou uvedeny ve smlouvě o poskytnutí dotace. Udržování výstupů projektu může být předmětem kontroly ze strany příslušných institucí, zjištění porušení pravidel udržitelnosti může pro příjemce znamenat vrácení celé dotace či její části. V rámci udržitelnosti projektu musí být každý rok vypracována zpráva o udržitelnosti projektu. Cena za administraci projektu se odvíjí od rozsahu a náročnosti prací a je dána hodinovou sazbou.